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Microsoft Teams vs. TK-Anlage

Aktualisiert: Sept 14




Viele Unternehmen setzen Microsoft-Teams erfolgreich als Arbeits- und Kollaborationsplattform ein. Der Kommunikation via Chat, Audio- und Video-Call sind keine Grenzen gesetzt.

Warum nicht auch die altbekannte „Festnetztelefonie“ einbinden? Wozu benötige ich noch diesen riesigen Staubfänger namens Systemtelefon?

Diese Frage sollten Sie sich stellen, denn eine veraltete Telefonie-Lösung sorgt nicht nur für Platzverschwendung am Arbeitsplatz, sondern auch für unnötig laufende Kosten in Ihrem Unternehmen.

Beim Betrieb einer eigenen ITK-Anlage oder der Nutzung einer hosted-PBX-Lösung ergeben sich verschiedenen finanzielle aber auch personelle Anforderungen an Ihr Unternehmen.

Diese bestehen i.d.R. aus Investitionskosten für Hardware & Endgeräte, sowie personellen Ressourcen für Aufbau, Einrichtung & Betrieb der ITK-Umgebung.

Eine hosted-PBX-Lösung bringt hier bereits erhebliche Vorteile. Sie benötigen lediglich einen SIP-Provider, bei welchem Sie eine virtuelle Telefonanlage mieten, die benötigten Tarife, sowie ein VoIP-fähiges Endgerät oder wahlweise ein Softphone bzw. eine App zum Telefonieren. Auch dies bedeutet zunächst: Investitionen für Lizenzen, Tarife und Einrichtung.

Wer bereits Microsoft365 mit Teams nutzt darf sich fragen:

Was? Das meiste davon habe ich schon längst auf Lager?

Hier kommt der Full-Service-Ansatz ins Spiel – mit der Teams-App haben Sie bereits das kompatible Endgerät in Form einer Desktop- oder Mobile-App. Die User-Experience geht nahtlos ineinander über – es wird kein zusätzliches Gerät oder eine andere App für die Telefonie benötigt. Die virtuelle TK-Anlage steht ebenfalls schon bereit – sie muss lediglich für einzelne Benutzer durch Lizenzzuweisung aktiviert werden. Die Freischaltung der Teams-Telefonie für einzelne Benutzer oder Gruppen gestaltet sich dabei sehr flexibel – so können Sie Lizenzen einfach verschieben um diese zum Beispiel Urlaubsvertretungen zuzuweisen – das spart Lizenzen und minimiert somit laufende Kosten.

Was benötige ich zum „Telefonanlagen-Upgrade“?

Durch Zuweisung der benötigten Lizenzen („Microsoft 365 – Telefonsystem“ und „Microsoft 365-Anrufplan für Inland (120 Minuten)“) wird der Teams-Client des jeweiligen Benutzers um die entsprechenden Telefonie-Funktionen erweitert (Abb.1).

Abb. 1


Die Lizenz „Microsoft 365-Anrufplan für Inland (120 Minuten)“ stellt den Telefonie-Tarif dar. Dieser beinhaltet ein Kontingent von 120Minuten ins deutsche Festnetzt sowie in alle Mobilfunknetze. Die Telefonie-Kontingente der einzelnen Benutzer werden zusammengefasst. So stehen bei 10 Lizenzen mit einem Kontingent von jeweils 120Minuten insgesamt 1200 Minuten für alle Telefonie-Benutzer zur Verfügung.

Bei kostenpflichtigen Telefonaten ins Ausland wird das Unternehmens-Kontingent belastet. Dieses kann manuell oder automatisiert mit einem Guthaben aufgeladen werden.

Um einen Überblick der genutzten und verfügbaren Kontingente zu erhalten, stehen im Teams-Admin-Center entsprechende Möglichkeiten zur Berichtserstellung bereit (Abb.2).

Abb. 2

Wie nehme ich meine Rufnummern mit?

Die Portierung Ihrer Rufnummern sowie Rufnummernblöcke kann direkt über das Teams-Admin-Center angestoßen werden. Microsoft bedient sich hier der Dienste von COLT, einem SIP-Provider für Enterprise-Kunden.

Welche TK-Funktionen sind verfügbar?

Microsoft Teams bietet mit Elementen wie den automatischen Zentralen und Anrufwarteschleifen ein flexibles ITK-System. So lassen sich schnell und unkompliziert diverse Szenarien wie Telefonzentralen mit komplexen Routingfunktionen, gesteuerte Warteschleifen für stark frequentierte Zentralen, Gruppenrufe mit linearer oder paralleler Rufverteilung u.v.m. umsetzen.

Abb. 3

Die Administration der Umgebung erfolgt hauptsächlich im Teams Admin-Center (Abb.3). Benutzerspezifische Einstellungen wie die Anrufweiterschaltung für einzelne Benutzer, Parallelrufe oder die Konfiguration der eigenen VoiceMail erfolgen direkt in der Teams-App.

So kann eine einfache Telefonzentrale mit definierten Öffnungszeiten aussehen:

Abb. 4

Eine Voicemail-Funktion steht generell allen Teams-Benutzern, auch ohne zusätzlichen Telefonie-Lizenzen, zur Verfügung. (Abb.4/Abb.5) Die verpassten Anrufe werden dem User innerhalb der Teams-App als Audiowiedergabe und Transkription angezeigt.

Zentrale VoiceMail-Boxen für automatische Zentralen oder Warteschleifen werden mittels Office365-Gruppenpostfächern abgebildet. Hier landen die Nachrichten ebenfalls sehr elegant als Transkription und Audio-File.

Mein Fazit:

EINE runde Sache! Getreu unserer Fullservice-Strategie lässt sich die „Festnetztelefonie“ nahtlos in Teams integrieren. Mit der gebotenen Funktionsvielfalt lassen sich nahezu alle denkbaren Szenarien einer modernen ITK-Lösung abbilden.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

  • Keine Drittanbieterlösung welche aufwendig integriert werden muss

  • Einfache Einrichtung & Administration – Ihr Teams-Admin ist ab sofort auch TK-Admin

  • Einheitliche Usability

  • kosteneffizient durch Nutzung vorhandener Microsoft-Produkte

Sie haben Fragen rund um das Thema Teams-Telefonie oder benötigen Unterstützung bei der Umsetzung?

Kommen Sie gern auf mich zu!

christopher.karger@modernx.de

www.linkedin.com/in/christopher-karger


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